De flesta företag väntar för länge med att förstärka ekonomifunktionen. Det är sällan ett medvetet val. Oftare handlar det istället om att problemen inte upplevs som tillräckligt akuta, eller att andra behov prioriteras i budgeten. Men vilka risker uppstår när beslut fattas för sent, och vilka blir konsekvenserna på kort och lång sikt?
Ekonomiarbete är till sin natur eftersläpande. Konsekvenserna av hög arbetsbelastning, bristande kompetens eller otydliga processer visar sig ofta långt efter att beslutet borde ha fattats.
I denna artikel kommer vi att gå igenom de risker som en överbelastad ekonomiavdelning innebär, både på kort och lång sikt.
Resurskrävande och riskabla kvalitetsbrister
När medarbetarna har mycket att göra ökar risken för fel. Små fel behöver ofta rättas till i efterhand, vilket innebär att tid som annars hade använts för de dagliga arbetsuppgifterna går till korrigering och extra administration. Större fel kan ha förödande konsekvenser för verksamheten, både vad gäller legala, ekonomiska och verksamhetsrelaterade konsekvenser. Både små och stora fel innebär därtill en risk för företagets förtroende och varumärke.
De största skadorna av fel i ekonomiarbetet kommer dock inte från själva felet i sig. Istället handlar det om att de upptäcks för sent eller att ingen på företaget riktigt äger frågan.
Försvagad intern kontroll och ökad riskexponering
När belastningen i ekonomifunktionen är hög prioriteras det som är mest akut och som har hårda deadlines, såsom bokslut och rapportering. Det som får stå tillbaka är kvalitetssäkring, analys och eftertanke. Över tid försvagas därmed regelefterlevnaden och den interna kontrollen, trots att intentionen att arbeta korrekt finns.
Konsekvenserna blir ofta synliga först vid revision, myndighetsgranskning eller i samband med förändringar. För företaget innebär detta ökad riskexponering, minskat förtroende från interna och externa intressenter och ett ledningsarbete som blir reaktivt snarare än proaktivt.
Försämrad arbetsmiljö och ökad personalomsättning
Ekonomifunktioner är ofta små och många är dessutom personberoende. När en eller två personer bär en stor del av ansvaret blir effekten av hög belastning snabbt påtaglig.
Långvarig stress hos medarbetarna leder till en mängd arbetsmiljörisker, exempelvis:
- Sänkt kvalitet och produktivitet i arbetet
- Lägre motivation och engagemang
- Ökad sjukfrånvaro och personalomsättning
När nyckelpersoner till slut lämnar organisationen uppstår ett akut kompetensglapp som är betydligt dyrare att lösa än om ekonomiavdelningen fått förstärkning i tid.
Dolda kostnader av att avvakta
Kostnaden för att hyra in en konsult är synlig, mätbar och uppfattas ofta som hög. Kostnaden för att låta bli är inte lika konkret och visar sig sällan i förväg.
Den visar sig genom:
- Tillväxtsvårigheter
- Förlorade möjligheter
- Reaktiva beslut
- Ökad risk i kritiska situationer
- Försämrad medarbetarhälsa
I efterhand är det tydligt att förstärkning borde ha skett tidigare.
Sammanfattning
Att inte förstärka ekonomifunktionen i tid är sällan ett aktivt beslut, men konsekvenserna är högst reella. Kvalitet, kontroll och beslutsförmåga försämras gradvis tills problemen inte längre går att ignorera. En konsultlösning kan givetvis hjälpa till att avlasta när situationen blivit ohållbar, men störst värde av konsultuppdraget får företag som väljer att hyra in konsulter i proaktivt syfte.