Så bygger du en motståndskraftig ekonomiavdelning
Som ekonomichef står du inför en komplex verklighet. Ekonomifunktioner måste leverera korrekt rapportering, följa regelverk, säkerställa likviditet och hantera löpande bokföring – ofta samtidigt som förbättringsprojekt och systemförändringar pågår. Förändringar i personal eller processer kan snabbt skapa sårbarhet, särskilt i ekonomiteam med begränsad redundans eller hög komplexitet.
Den här artikeln visar hur du som ekonomichef kan bygga en ekonomiavdelning som håller, oavsett om du arbetar i ett mindre bolag med 50 miljoner i omsättning eller ett stort företag med tusentals medarbetare. Du får konkreta råd om kompetensplanering, processdokumentation, interimlösningar och teamutveckling.
1. Identifiera sårbarheter i ekonomifunktionen
Alla ekonomiavdelningar har kritiska punkter där arbetet kan stanna upp. I mindre bolag är det ofta en eller två personer som bär flera nyckelprocesser, som kundreskontra och månadsbokslut. I större organisationer finns fler personer, men flödena är komplexa och ansvaret sprids mellan team, vilket skapar nya risker.
Börja med att kartlägga:
- Vilka processer är mest kritiska för kortsiktig stabilitet? Exempel: månadsstängning, likviditetsuppföljning och lönekörning.
- Vem besitter kunskapen? Finns den dokumenterad eller är den personbunden?
- Vilka steg bryter leveransen om någon är frånvarande, även kort tid?
Den här typen av genomgång ger dig en tydlig bild av riskområden och underlättar prioriteringar, istället för att förlita dig på intuition.
2. Skapa en flexibel kompetensmix
En ekonomifunktion faller sällan på bristande kompetens, utan på smala roller och personberoenden.
- Små bolag behöver breda generalister som kan växla mellan redovisning, rapportering och analys.
- Stora bolag behöver specialister, men inte så nischade att ingen annan kan ta över vid frånvaro.
Principen är enkel: varje kritisk process ska kunna hanteras av minst två personer. Mindre bolag når detta ofta genom interimstöd vid frånvaro. Stora bolag kan uppnå det genom tydliga rollbeskrivningar och kompetensrotation. Syftet är att göra ekonomiteamet motståndskraftigt, oavsett plötsliga förändringar.
3. Dokumentera processerna effektivt
Dokumentation är en av de mest underskattade faktorerna i ekonomifunktionens stabilitet. I stora bolag finns ofta manualer som inte speglar hur arbetet faktiskt utförs. I små bolag sitter kunskapen i huvudet på en eller två personer.
Effektiv processdokumentation bör innehålla:
- Flödesbeskrivning som visar varje steg i processen.
- Tydlig ansvarsfördelning så att det alltid är klart vem som gör vad.
- Rutin för uppdatering så att dokumenten alltid är relevanta.
För små bolag skapar detta stabilitet. För stora bolag ger det konsekvens, snabb onboarding och minskar risken för misstag.
4. Planera för interim och extraresurser
Att ha en plan för hur man hanterar frånvaro eller ökad arbetsbelastning är kritiskt.
- I små bolag kan en sjukskrivning eller uppsägning påverka hela ekonomifunktionen. Interimresurser blir ofta avgörande för att säkerställa kontinuitet.
- I stora bolag används interim främst för projekt, systembyten eller toppar i arbetsbelastning.
Planen bör beskriva vem som kan bistå, i vilka processer och på vilka villkor. Detta är en enkel men effektiv form av kapacitetsplanering som minskar sårbarheten och säkerställer att ekonomiteamet kan leverera oavsett situation.
5. Teknik som stöder, inte komplicerar
Många ekonomiavdelningar hamnar i två fällor: för gamla system som kräver manuellt arbete eller för avancerade system som bara några få behärskar.
Små bolag underinvesterar ofta i teknik, medan stora bolag riskerar överinvesteringar. Målet är att hitta balansen: automatisera repetitiva moment, men behåll mänsklig kontroll där precision och analys krävs. Tekniken ska förstärka ekonomifunktionen, inte skapa nya beroenden.
6. Rapporteringen som startpunkt
Ekonomifunktionens värde mäts inte enbart i rapporter, utan i hur informationen används.
- Mindre bolag behöver snabba och konkreta underlag för beslutsfattande. Analys och dialog är lika viktiga som siffrorna själva.
- Stora bolag behöver konsekvent rapportering för styrning, men det verkliga värdet uppstår när informationen omvandlas till handling och beslut.
En ekonomifunktion som bara levererar siffror blir sällan strategiskt relevant. Den som använder sin kompetens aktivt gör skillnad.
7. Mät stabilitet i förmågan att anpassa sig
En ekonomiavdelning är som mest sårbar när allt fungerar “som vanligt”. När belastning ökar eller personal försvinner visar sig skillnaden mellan stabila och sköra team.
Små bolag är ofta snabbrörliga men har begränsade marginaler. Stora bolag har resurser men stela processer. En effektiv ekonomifunktion kombinerar flexibilitet med kapacitet. Det innebär att kunna växla tempo, omfördela ansvar och ta in extern hjälp utan att leveransen försämras.
8. Utveckla medarbetarna bortom rollbeskrivningarna
Processer och system är viktiga, men människor avgör i praktiken. En ekonomiavdelning som bara följer instruktioner blir sårbar. En avdelning där medarbetarna förstår verksamheten, kan prioritera under press och vågar lyfta risker blir stark.
Mindre bolag har närhet och korta beslutsvägar, men saknar ofta strukturer för utveckling. Stora bolag har strukturer, men riskerar att begränsa initiativ. Ekonomichefens roll är att skapa miljöer där kompetens kan växa och bidra till avdelningens stabilitet.
Slutsats
Oavsett företagets storlek är målet detsamma: en ekonomiavdelning som levererar även när förutsättningarna förändras. Det kräver struktur, flexibilitet, dokumentation och en medveten strategi för kompetens och interimstöd.
Investeringen är långsiktig och ofta osynlig, men effekten är konkret. När förändring kommer avgörs resultatet av det som redan är byggt, inte av akuta insatser.
